Proses Rekrutmen dan Seleksi yang Terencana

Menempatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria suatu jabatan bukanlah perkara mudah. Proses seleksi dan rekrutmen yang dilakukan sejak awal apabila tidak dilakukan dengan terencana maka sangat mungkin akan menimbulkan inefisiensi yang berimbas negatif pada proses bisnis yang tengah berjalan.

Hal yang paling krusial adalah menentukan dengan jelas dan akurat apa yang diharapkan perusahaan dari calon karyawan tersebut. Kriteria keterampilan dan pengalaman yang disyaratkan suatu jabatan serta jenis pelatihan yang mungkin diberikan oleh perusahaan. Dengan cara ini probabilitas untuk mendapatkan calon karyawan yang tepat diharapkan dapat meningkat. Demikian pula jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan agen rekrutmen atau konsultan, maka perlu diberikan instruksi dan deskripsi yang jelas dari pihak manajemen agar tidak terjadi kesalahan pahaman saat proses seleksi dan rekrutmen, karena hal ini akan menimbulkan cost yang tidak sedikit. Di sisi lain agen rekrutmen atau konsultan perlu memberikan penjelasan mengenai proses seleksi yang akan dijalankan untuk memperoleh kandidat yang tepat pada perusahaan.

Akhirnya, keseluruhan dari proses seleksi dan rekrutmen tersebut selayaknya dievaluasi pada tahap akhir, tentu gunanya untuk perbaikan dan peningkatan yang berkelanjutan sehingga dapat memberikan nilai tambah pada keseluruhan proses kerja yang berlangsung di perusahaan.

 

 

Orientasi Karyawan Baru

Orientasi karyawan baru adalah suatu proses pengenalan karyawan baru pada suatu organisasi atau perusahaan terhadap visi, misi, nilai-nilai yang dianut, peraturan kerja, aktivitas dan tugas-tugasnya maupun lingkungan pekerjaan secara keseluruhan.

Orientasi karyawan baru seringkali diabaikan di banyak perusahaan sehingga membuat karyawan baru merasa tidak nyaman di hari-hari pertama sejak ia bergabung. Ada juga program orientasi yang membosankan dan tidak dirancang secara cermat sehingga karyawan baru tidak memperoleh informasi yang selayaknya mengenai perusahaan tempatnya bergabung. Tujuan dan manfaat yang bisa diperoleh dengan diadakannya orientasi bagi karyawan baru, diantaranya :

·         Membuat karyawan baru merasa disambut, ia akan merasa nyaman dan mengurangi ketegangan yang mungkin dialaminya di hari pertama masuk kerja.

·         Memperkenalkan dan mensosialisasikan berbagai peraturan kerja, kebijakan, nilai-nilai dan tata aturan kerja yang dianut oleh perusahaan.

·         Mempercepat proses transisi dan penyesuaian diri karyawan baru dengan memperkenalkannya pada rekan-rekan, atasan, bawahan dan area kerjanya sehingga membantunya untuk lebih cepat produktif dalam bekerja.

·         Menumbuhkan pemahaman terhadap apa yang diharapkan tugasnya

 

Cakupan Program Orientasi Karyawan Baru

Tahap Persiapan

·         Mempersiapkan area kerja dan peralatan yang akan digunakan oleh karyawan baru (meja kerja, jaringan telpon, imel dll).

·         Mempersiapkan deskripsi jabatan, laporan-laporan yang dapat dipelajari oleh karyawan baru di hari pertamanya.

·         Jika dibutuhkan akses untuk masuk gedung/kantor, persiapkan kartu akses atau ID Card.

·         Tentukan PIC yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program orientasi karyawan baru.

Hari Pertama

·         Perkenalkan karyawan baru pada rekan-rekan satu departeman.

·         Lakukan tour untuk memperkenalkan karyawan baru pada departemen-departemen lain, fasilitas kantor (ruang kerja, ruang makan, toilet, musholla, kantin dll)

·         Sediakan 1-2 jam untuk memperkenalkan : struktur organisasi, visi, misi, nilai-nilai organisasi, kebijakan dan peraturan kerja, deskripsi jabatan, tugas-tugas serta hasil yang diharapkan dari karyawan baru tersebut.

Beberapa program tambahan lain dapat disertakan dengan pengaturan waktu yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kesiapan perusahaan, seperti pelatihan atau orientasi ke cabang yang berbeda lokasi dengan kantor pusat perusahaan.

 

 

Penggunaan Metrics Dalam Proses Rekrutmen

Departemen HRD mempunyai peran yang cukup penting dalam menjalankan roda perusahaan dan salah satunya adalah Bagian Rekrutmen. Rekrutmen perlu mendapat perhatian khusus karena bagian inilah yang bertanggung jawab menyediakan kebutuhan perusahaan akan tenaga kerja. Efektivitas dan efisiensi kerja dari fungsi rekrutmen dapat dievaluasi dan diukur dengan menggunakan metric rekrutmen, sehingga mempermudah pengukuran performa dan akan diperoleh gambaran yang lebih tajam dari keseluruhan proses rekrutmen yang telah berjalan.

Pendekatan sebelumnya dalam pengukuran proses rekrutmen hanya melibatkan faktor biaya dan waktu. Namun ada pada dasarnya ada aspek-aspek kualitatif lainnya yang berperan selama dan setelah proses ini berlangsung. Ada lima hal yang dapat dimasukkan dalam metric rekrutmen, yaitu :

a.       Rasio Biaya Rekrutmen (RBR)

Biaya yang dikeluarkan oleh bagian Rekrutmen untuk mendapatkan karyawan baru :

 

RBR = (Total Biaya Rekrutmen / Total Kompensasi Karyawan baru) x 100%

 

Total Biaya Rekrutmen : Biaya iklan, perjalanan, job fairs/ event, biaya-biaya administrasi, fee psikotes dan wawancara, fee headhunter, dan semua biaya yang dikeluarkan agar proses rekrutmen ini dapat berlangsung.

 

Total Kompensasi Karyawan Baru : Merujuk pada gaji yang diberikan pada karyawan baru.

 

Jika persentasenya kecil maka dapat disimpulkan proses ini berjalan cukup efisien,namun jika persentasenya besar maka perlu dievaluasi lagi proses apa yang menghabiskan uang paling besar agar tidak terulang di kemudian hari.

 

b.      Efisiensi Rekrutmen

Cara lain yang digunakan adalah dengan membreakdown total biaya rekrutmen ke dalam prosentase untuk setiap bagiannya sehingga dapat terlihat seberapa jauh efisiensi yang dihasilkan oleh masing-masing komponen.

Setelah diperoleh gambarannya, maka efisiensi dapat dilakukan dengan jalan mengurangi biaya perjalanan, pemilihan iklan, atau pemilihan dalam mengikuti job fairs/event yang lebih selektif.

 

c.       Performa karyawan baru

Waktu paling tepat untuk mengevaluasi performa kerja seorang karyawan baru adalah sekitar 90 sampai 180 hari sejak pertama masuk. Data ini akan sangat bermanfaat untuk melihat sejauh mana proses penyesuaian diri, training dan informasi tambahan yang diperlukan oleh karyawan baru.  Selain itu dapat diperoleh gambaran mengenai tipe-tipe kepribadian seperti apa yang bisa bertahan di perusahaan. Untuk mengevaluasi ini, pihak HRD akan membutuhkan bantuan user (departemen terkait) sehingga sejak awal perlu diperjelas sistem penilaian karyawan baru tersebut agar tidak timbul salah persepsi dan salah penilaian.

 

Banyak alasan mengapa karyawan baru memutuskan untuk mengundurkan diri sebelum periode evaluasi mereka berakhir. Ada baiknya pihak HRD melakukan exit interview guna mengumpulkan informasi sebagai bahan kajian bagi para pembuat keputusan. Alasan pengunduran diri biasanya adalah :

Informasi yang tidak tepat mengenai perusahaan dan posisi yang ditawarkan selama proses rekrutmen berlangsung.

Ketiadaan training atau program training yang kurang sesuai.

Karyawan baru tidak diberikan posisi/jabatan yang dijanjikan.

Adanya perubahan kebijakan perusahaan (struktur organisasi, peraturan, shift, dll)

d.      Kepuasan user

Memahami kebutuhan pihak user terhadap kriteria calon karyawan yang dicari akan sangat membantu bagian rekrutmen dalam melakukan seleksi. Buatlah kuesioner sederhana untuk mengukur kepuasan pihak user terhadap karyawan baru yang ada sehingga diperoleh umpan balik akan proses rekrutmen yang telah dilakukan.  Pastikan pihak user memahami cara penilaian dan pengisian kuesioner agar tidak terjadi kesalah pahaman.  Pada awalnya akan sulit membuat semua user puas dengan proses dan hasil rekrutmen yang sudah dijalankan, cobalah untuk membandingkan setiap respon yang masuk sebelum membuat perubahan dalam proses rekrutmen.

 

e.      Kapan karyawan baru mulai bekerja.

 

Ini mengacu pada jeda waktu antara penanda tanganan kontrak kerja dengan hari pertama karyawan baru mulai bekerja. Semakin pendek jeda atau jarak waktunya akan semakin baik karena cost yang dikeluarkan untuk mengisi lowongan tersebut berarti semakin kecil.

 

Waktu = (Hari pertama kerja / hari penanda tanganan kontrak kerja) x 100%

 

Jika jumlah prosentasenya di atas 100, maka ada jeda yang terlalu lama antara waktu penanda tanganan kontrak dengan hari pertama mulai bekerja. Dengan mengontrol waktu ini maka proses rekrutmen dapat dilakukan dengan lebih efisien.